Undernet

Nelle grandi aziende dell'Ict i dipendenti spesso danno vita a Intranet non ufficiali: sono le Undernet. Ne parliamo con un esperto.

Sempre più nel nostro Paese si diffondono le Intranet aziendali: strumenti interni sempre più preziosi ed indispensabili di comunicazione, formazione e organizzazione del lavoro. Accanto alle Intranet, promosse e gestite dal vertice aziendale, sorgono sempre più numerose le Undernet, Intranet non ufficiali e semiclandestine. Che cosa sono, perché nascono? Ne parliamo con Giacomo Mason, uno dei maggiori esperti in Italia del mondo Intranet.
ZN: Puoi dare una definizione di Undernet?

Giacomo Mason: "Mettiamo che io sia un dipendente di un'azienda a know-how tecnologico medio-alto, che magari possiede ed utilizza una intranet ufficiale. Dispongo di uno o più Personal Computer, possiedo un indirizzo IP sulla LAN aziendale e ho qualche rudimentale nozione di html. A questo punto, mosso da alcune pressioni interne al mio settore o semplicemente dalla voglia di mettermi alla prova decido di adattare la mia macchina a server web e di costruire un piccolo sito interno, magari ad uso dei 10 colleghi del mio settore. Beh, in quel preciso momento ho creato una Undenet, ovvero un sito interno "abusivo", qualcosa che viaggia sui cavi aziendali ma spesso resta "invisibile" e conosciuto solo da pochi".

ZN: Secondo te quali sono le dimensioni del fenomeno delle Undernet in Italia e non solo?

Giacomo Mason: "Fare una stima è ovviamente impossibile. Già una mappa delle intranet rappresenta una scommessa, vista la difficoltà a mappare il fenomeno nelle aziende. Le undernet, poi, sono per definizione qualcosa di "nascosto" e ben difficilmente mappabile. Diciamo però che, statisticamente, si sviluppano in ambienti organizzativi vasti (diciamo dalle 500 persone in su), articolati territorialmente, ad alta disponibilità tecnologica, e con un know how diffuso tra le persone. Questo, in Italia, restringe di molto il campo".

ZN: Che cosa c'è sotto? Quali motivazioni? Insoddisfazione per il Web aziendale ufficiale, voglia di protagonismo, desiderio di autonomia?

Giacomo Mason: "Questa domanda è importante, perché permette di portare in evidenza come la intranet è vissuta dalle persone che la abitano. I motivi risiedono, il più delle volte, in problemi legati alle applicazioni, e ben raramente alla comunicazione interna. In azienda vi sono continuamente problemi applicativi, e le undernet spesso realizzano, di fatto, il famoso e vagheggiato riposizionamento in rete dei processi operativi".

ZN: In altre parole...

Giacomo Mason: "C'è sotto una grande voglia di migliorare i flussi informativi, unita alla consapevolezza, a volte, di una propria specificità che non potrebbe essere soddisfatta nei canali ufficiali. Aggiungiamo la facilità con cui è possibile pubblicare sul web e il gioco è fatto".

ZN: Quindi niente insoddisfazione o ribellione?

Giacomo Mason: "L'insoddisfazione, se c'è, non è per il web ufficiale, ma per la lentezza nello svolgimento di alcune procedure. Spesso le persone, interrogate, non manifestano insoddisfazione per la intranet, da cui, del resto, prendono buona parte dei contenuti (fornendo, di fatto, una cassa di risonanza web) ma solo per alcune procedure, che sono a volte l'unica ragione per la creazione di Undernet".

ZN: Quale dovrebbe essere l'orientamento delle aziende verso questi fenomeni spontanei?

Giacomo Mason: "Da una parte c'è chi manifesta un atteggiamento molto drastico verso questi fenomeni: troppa anarchia, rischio dati fuori controllo, disallineamenti. Dall'altra c'è chi, come David Weinberger, ha un atteggiamento fin troppo entusiastico verso questi fenomeni, visti come la riappropriazione si spazi di discussione orizzontali nelle aziende gerarchiche".

ZN: Ed è veramente così?

Giacomo Mason: "Le cose non stanno proprio così: personalmente ho un atteggiamento di grande tolleranza verso questi fenomeni, molto presenti nella mia realtà. E' ovvio che soluzioni drastiche sono di fatto impensabili: come fare a "chiudere" siti sui quali, oggettivamente, le persone lavorano meglio? Questi siti si innestano, volenti o nolenti, nei processi operativi ed è molto difficile trovare una soluzione che salvi quanto di buono no è stato realizzato e, allo stesso tempo, eviti il proliferare di situazioni incontrollabili".

ZN: Secondo te cosa bisognerebbe fare?

Giacomo Mason: "L'unica soluzione è prendere atto del fenomeno e cercare di "governarlo". La mia personale ricetta per questo tipo di fenomeni è la seguente:

1) Fare emergere il fenomeno, attraverso paradossale campagna di visibilità" di questi siti. Volete pubblicare? Diteci qual è l'indirizzo e noi daremo visibilità al vostro sito. Allo stesso tempo cominciare a "valutare" pubblicamente la bontà dei siti, facendo leva sull'orgoglio dei progettisti.

2) Prendere contatto con tutti i gestori di questi siti e creare una piccola "redazione allargata" con cui dialogare costantemente e rimanere allineati. Spesso sono colleghi che in azienda fanno tutt'altro e non aspettano altro che un riconoscimento per un lavoro che, a loro parere, e migliorativo.

3) Fornire delle linee guida per la creazione di questi siti, in modo da limitare al minimo i fenomeni di "deriva".

4) Fornire dei template, che conservino la navigazione principale della intranet ufficiale e, diano invece lo spazio per le pubblicazioni specifiche, integrando locale e globale.

5) Fare da service e fornire servizi aggiuntivi, in modo da invogliare i colleghi "smanettoni" a partecipare.

6) Prendere le cose migliori prodotte localmente e farle diventare progetti per tutta l'azienda.

In questo modo, credo, possiamo sperare di cavalcare un fenomeno che altrimenti rimarrebbe senza controllo, valorizzandone le cose migliori".

Per fare un'Intranet che funzioni

Un manuale operativo, chiaro e brillante, per fare dell'Intranet aziendale un mass-media efficace.



Molti conosceranno il testo di Mafe de Baggis Le tribù di Internet che è, ormai, un classico su come si fa a creare e a gestire una Community on line. Ma quando una Community coincide, meglio, ci piacerebbe tanto che coincidesse con un'impresa, con gli uomini e le donne che vi lavorano almeno 8 ore al giorno, c'è un testo che ci possa aiutare in questo compito?
Finora, per quanto riguarda lo strumento Intranet, visto come Community e non sito-vetrina interno o noioso megafono del top management, in Italia c'era il deserto editoriale e teorico che ora Giacomo Mason con il suo testo: "Intranet. Come si struttura una rete interna che funziona", edito presso Hops, ha cercato di colmare, credo, riuscendoci bene.

Giacomo Mason delle Intranet, che sono considerate "le cugine povere" nell'ambito della Rete, è un esperto diventato tale sul campo, sulla propria pelle: dopo qualche anno di sana gavetta come operatore di call center, laureatosi in filosofia, è entrato nella funzione del personale di Telecom Italia dove si è ritagliato un ruolo che non era mai esistito prima: editor e Web content manager di una delle più diffuse Intranet aziendali italiane, quella di Telecom Italia/Wireline, con migliaia di iscritti alla newsletter (e l'iscrizione non è obbligatoria per i dipendenti, se no sarebbe troppo facile!).

Nonostante si possa pensare il contrario non è stato facile per Mason impiantare una Intranet in Telecom Italia. Anche se questa azienda ha contribuito in modo determinante, nel bene e nel male, alla diffusione del Web in Italia, al suo interno non è stata all'avanguardia nell'introduzione e nell'uso di Internet, per migliorare l'organizzazione del lavoro e la comunicazione interna, solo ora sta cercando di fare molti passi da gigante per recuperare.

Non solo: Telecom Italia è un'azienda omogenea e monolitica solo ad un occhio esterno e superficiale mentre, invece, è sempre stata, e sempre sarà, un'insieme di tante aziende piccole e grandi, quasi una matrioska, con problemi non piccoli di comunicazione, integrazione, convergenza, o almeno non concorrenza fra le varie realtà professionali, organizzative, territoriali, e, ovviamente, culturali ed umane.

In questo senso un'Intranet che funziona, come quella che il libro si propone di mostrare, può essere un buon strumento, concreto e "umano", per permettere di abbattere barriere, di conoscersi meglio, di condividere se non valori, almeno fatti, notizie, esperienze, problemi, difficoltà e acquisire un'identità aziendale più definita ed integrata.

Il libro è molto pragmatico, operativo, ma non scade mai nel tecnicismo, perché cerca di trasmettere a chi deve improvvisarsi realizzatore di Intranet una "passione" del comunicare ma, soprattutto, una "passione a trasmettere la passione del comunicare sè stessi e il proprio lavoro".

Si, perché chi legge il libro capisce, soprattutto, questo che Mason ha cercato di dire: l'Intranet aziendale per funzionare deve essere sentita e fatta propria dalla gente che lavora, che deve sentire il bisogno di leggerla ma soprattutto di scriverci, partecipando ai Forum, ai sondaggi, inviando recensioni, commenti, critiche, sfoghi, cronache della sua vita e del lavoro di tutti i giorni e chi opera per l'Intranet deve avere l'umiltà di mettere in primo piano tutto questo.

Non a caso l'autore rilegge in chiave Intranet il famoso manifesto del "Gonzo Marketing" di Locke e chiude il libro con questi consigli: "Partite dai dipendenti, non dai commitenti. Una intranet è fatta per le persone che la usano, non per soddisfare le aspirazioni high-tech di chi ce la commissiona. Ascoltate i colleghi, parlate con loro e mettetevi sempre nei loro panni". E poi "Siate onesti. I dipendenti non sono stupidi. Non cercate di fregarli.

Fate collaborare tutti. La Intranet non è vostra ma di tutte le persone che la abitano. Siate generosi, considerate l'azienda come una comunità di persone, non come un mercato da conquistare...e infine... Divertitevi".

Quanto poi un simile modello di Intranet aziendale possa incrinare e mettere in pericolo conformismi, dogmatismi, strutture gerarchiche fondate sul ruolo e non sulla competenza, un modello aziendale troppo efficientistico e poco personalistico, questo non è il tema del libro, e viene solo sfiorato implicitamente spesso, ma non è detto che prima o poi l'autore non lo affronti..........